Tarefas da equipe

O quadro de Tarefas é onde o escritório distribui o trabalho. Cada tarefa é um cartão: você escreve o que precisa ser feito, escolhe quem faz e até quando, e acompanha o cartão andar pelas listas até ficar pronto.

Ele fica em Escritório → Tarefas, na barra lateral do chat. O quadro abre ao lado das conversas, sem trocar de tela.

As listas

O quadro nasce com quatro listas:

• A fazer — o que ainda não começou.
• Fazendo — o que está em andamento.
• Em revisão — o que já foi feito e espera alguém conferir.
• Concluído — o que está pronto.

Clique no nome de uma lista para renomear. Arraste a lista pelo cabeçalho para mudar a ordem. Adicionar outra lista, no fim do quadro, cria uma lista nova (por exemplo, "Protocolar"). Uma lista só pode ser arquivada quando estiver vazia. As listas de revisão e de concluídos ficam sempre, porque os botões do fluxo dependem delas.

Criar e mover tarefas

1. Crie o cartão

   Clique em Adicionar um cartão no fim de uma lista, escreva o título e aperte Enter. O cartão aparece na hora e o campo continua aberto para o próximo.

2. Mova arrastando

   Arraste o cartão para outra lista ou para outra posição. Para concluir direto do quadro, passe o mouse sobre o cartão e clique no círculo ao lado do título.

3. Abra para os detalhes

   Clique no cartão para ver e editar tudo o que ele tem.

No celular, o quadro mostra uma lista por vez. Para mudar um cartão de lista, abra o cartão e troque a lista no topo dele.

O que um cartão tem

• Responsável — quem faz. A pessoa recebe um e-mail quando o cartão é passado para ela.
• Prazo — a data limite. No quadro, o prazo fica vermelho quando está atrasado, amarelo quando vence hoje e verde quando a tarefa foi concluída.
• Etiquetas — seis cores, para separar o que você quiser (urgência, área, tipo de peça). Dê um nome a cada cor clicando no lápis ao lado dela; o nome vale para o quadro todo.
• Checklist — os passos da tarefa. O cartão mostra quantos já foram feitos.
• Cliente ou caso — ligue o cartão a um cliente ou caso do escritório.
• Descrição — o texto da intimação, links, o que foi combinado.
• Comentários e atividade — a conversa sobre a tarefa e o histórico de quem moveu, passou para quem e quando.

Revisão

O fluxo de revisão tem três botões, dentro do cartão:

1. Enviar para revisão

   Quem fez a tarefa clica em Enviar para revisão, com um comentário se quiser. O cartão vai para Em revisão e volta para quem criou a tarefa, que recebe um e-mail.

2. Aprovar e concluir

   Se estiver tudo certo, quem revisa clica em Aprovar e concluir, e o cartão vai para Concluído.

3. Devolver para correção

   Se precisar de ajuste, Devolver para correção leva o cartão de volta para a lista anterior, com quem vai corrigir (já vem preenchido com quem fez) e um comentário dizendo o que mudar.

Filtros

No topo do quadro:

• Todas — o quadro inteiro.
• Minhas — só os cartões em que você é o responsável. Cartão criado com esse filtro ligado já nasce com você como responsável.
• Atrasadas — o que passou do prazo e não foi concluído.
• Pessoa — os cartões de alguém da equipe.

O número ao lado de Tarefas, na barra lateral, conta as suas tarefas atrasadas ou que vencem hoje.

Arquivar

Arquivar, dentro do cartão, tira a tarefa do quadro sem apagar. Na lista Concluído, o menu ⋯ tem Arquivar todos os cartões, para limpar o que já foi entregue. Os arquivados ficam em Arquivados, no topo do quadro, de onde você pode abrir ou restaurar.

Pelo chat

A IA também mexe no quadro. No chat, em Ferramentas → Escritório, deixe ligado Tarefas, clientes e casos e peça em linguagem normal.

A IA não apaga nada: tarefa sai do quadro só por arquivamento, e clientes e casos não são excluídos pelo chat.

Um pedido bom é anexar a intimação e pedir para calcular o prazo e criar a tarefa: a IA lê o documento, usa a calculadora de prazos processuais e cria o cartão com o prazo e o resumo na descrição.